Najlepsze programy do fakturowania

Każde przedsiębiorstwo posiada obowiązek ewidencjonowania przychodów i kosztów. Aby poprawnie dokumentować dowody sprzedaży, którymi mogą być paragony lub faktury, niezbędne jest zaopatrzenie się w odpowiedni program do fakturowania. Na rynku można zauważyć rozwój takich systemów, płatnych lub całkowicie darmowych, działających jako osobne oprogramowanie lub wymagające połączenia z internetem. Różnią się one praktycznie wszystkim: od stopnia rozbudowania czy ilości dokumentów.

Dlaczego wybór programów jest taki ważny?

Program do fakturowania przyczynia się do sposobu pracy osoby je obsługującej. Oprogramowanie jest dedykowane każdemu przedsiębiorstwu, niezależnie od jego wielkości czy branży, w jakiej działa. W praktyce wybór polega tylko na subiektywnych odczuciach pracowników, czy taki sprzęt będzie dostosowany do jego pracy, czy będzie w stanie wypisać wszystkie wymagane dokumenty, czy będzie prosty i intuicyjny w obsłudze. Dobrą praktyką może stać się pobranie wersji próbnej i sprawdzenie funkcjonalności. Na tej podstawie można porównać dostępne oferty i wybrać odpowiadającą wszelkim potrzebom.

Bardzo ważne, aby pracować z programem dostosowanym do obowiązujących przepisów prawnych. Takie oprogramowanie winno być na bieżąco aktualizowane, gdyż ustawy dotyczące prowadzenia przedsiębiorstw i dotyczące prawa są bardzo często nowelizowane. Dlatego tak ważne jest, by program umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży w różnych wersjach, które spełniałyby określone wymagania prawne. Użytkownicy coraz przychylniej spoglądają na programy, które posiadają opcję automatycznego zapisu i wysyłki, ponieważ zwiększa się ilość przedsiębiorstw, wysyłających faktury drogą elektroniczną, opatrzone podpisem cyfrowym.

Każdy program do fakturowania powinien posiadać bazę klientów, towarów i usług. Ułatwia to pracę, ponieważ początkowe wprowadzenie np. danego kontrahenta skutkuje zapisem w bazie danych. Gdy ponownie nawiązuje się kontakty handlowe z danym podmiotem i sprzedaje się ten sam produkt, nie trzeba wpisywać wszystkich specyfikacji od początku.

Jakie kryteria powinno spełniać oprogramowanie?

 Każdy program ma być dostosowany do wymogów prawnych oraz przyzwyczajeń użytkowników. Powinien charakteryzować się:

  • posiadaniem bazy danych kontrahentów – gdy zachodzi potrzeba szybkiej obsługi klienta; szczególnie przydatna jest opcja wyszukiwania podatników po numerze NIP – wtedy pozostałe dane są wstawiane automatycznie,
  • możliwością wystawiania różnych faktur – oprócz faktury VAT można wystawić fakturę zaliczkową czy korygującą,
  • możliwością edytowania faktur – szczególnie przydatna opcja dla niedoświadczonych użytkowników oraz przedsiębiorców, którzy dopiero założyli działalność; takie udogodnienie pozwala eliminować powstałe błędy,
  • brakiem limitu wystawionych faktur – określoną liczbę dowodów sprzedaży można wystawiać w niektórych programach bądź w wersjach demo; należy uważać na tę pułapkę, aby dokładnie ewidencjonować sprzedaż,
  • integracją z innymi aplikacjami – warto, aby program był kompatybilny z bankowością internetową lub sklepem internetowym; pozwala to na kontrolę płatności czy zamówień,
  • przejrzystością – odpowiednia szata graficzna powinna pozwalać na intuicyjną obsługę oraz bezproblemowe odnajdywanie ukrytych opcji,
  • mobilnością – w razie potrzeby wystawienia faktury na urządzeniu mobilnym,
  • wysyłką e-faktur, opatrzoną podpisem elektronicznym,
  • bezpieczeństwem danych – czy program posiada odpowiednie zabezpieczenia, w tym systemy logowania,
  • wyborem walut i języków – mile widziane jest także wystawianie dokumentów w językach obcych i innych walutach dla zagranicznych kontrahentów lub gdy wykonano usługę oznaczoną obcą walutą,
  • indywidualnym podejściem do użytkownika – producenci oferują możliwość wgrania np. swojego logo,
  • pomocą specjalistów – ważna funkcja po rozpoczęciu pracy z programem; czy istnieje możliwość przeprowadzenia szkolenia lub czy program posiada instrukcję obsługę oraz bazę wiedzy.

Jaki jest koszt takiego programu?

Jak wspomniano, programy dzielą się na płatne i bezpłatne. Ceny są różne i są uwarunkowane, np. ilością generowanych dokumentów, ilością obsługiwanych stanowisk czy zależne od uruchomienia niektórych funkcji. Roczna inwestycja w taki program nie powinna przekroczyć kilkuset złotych, jednak użytkownik zyskuje nielimitowany dostęp do programu oraz nie musi samodzielnie ich dostosowywać do zmieniającego się prawa.

Praktycznie wszyscy przedsiębiorcy korzystają już z takiego oprogramowania. Niewielka inwestycja w licencję i abonament pozwala posiadać narzędzie księgowe, spójne z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Nie sposób się także pogubić podczas numerowania dokumentów. Jednak wybór odpowiedniego programu umożliwiającego fakturowanie jest bardzo zindywidualizowany. Zależy on od ilości przetwarzanych dokumentów oraz nawyków pracowników. Dlatego przed dokonaniem zakupu zaleca się testowanie za pomocą dostępnych za darmo wersji próbnych. Dzięki nim wybierze się oprogramowanie idealnie pasujące do przedsiębiorstwa.