Co z JPK gdy firmę prowadzi biuro rachunkowe. Właściciele firm coraz chętniej powierzają prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu. Współpraca z nim zależy przede wszystkim od zawartej umowy. Czasami biuro odpowiedzialne jest za niemal każde działanie związane z rozliczeniami podatkowymi. Czasem zaś obowiązki te przejmuje przedsiębiorca. Jak wygląda kwestia wysyłki dokumentu jpk, gdy firmę prowadzi biuro księgowe?

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Na początku zadajmy sobie pytanie, jaka w ogóle jest odpowiedzialność biura rachunkowego za prowadzenie księgowości klienta? Otóż właściciele firm często myślą, że całkowita. Powierzając biuru swoją księgowość nie muszą już przejmować się ewentualnymi kontrolami czy zarzutami ze strony skarbówki. Tymczasem prawda jest nieco inna. Musimy mieć świadomość, że jeżeli biuro rachunkowe Wiol prowadzi cały proces księgowy, to rzeczywiście ponosi większą odpowiedzialność. Jeżeli powierzamy biuru jedynie wybrane czynności, to często odpowiedzialność pełna pozostaje po stronie właściciela firmy. Niemniej jednak kwestia odpowiedzialności przed urzędami skarbowymi jest bardzo dyskusyjna. Skarbówka twierdzi bowiem, że to właściciel firmy odpowiedzialny jest za jej sprawy księgowe i podatkowe. Owszem, może on dochodzić od biura odpowiedzialności, jednak w większości przypadków na drodze cywilnej, ewentualnie karnej. Tymczasem kary przez urzędy skarbowe nakładane są na firmy, a nie biura rachunkowe. Wielu przedsiębiorców nie podoba się takie stanowisko. Skoro powierzają oni księgowość biuru, a tym samym płacą za usługę, to nie muszą znać się na księgowości ani na podatkach. Taka była linia obrony większości przedsiębiorców jeszcze do zeszłego roku. Wprowadzone w 2020 roku przepisy mówią, że to przedsiębiorca odpowiedzialny jest za błędy w wysyłce czy sporządzeniu jpk. Nie może on więcej usprawiedliwiać się nieznajomością przepisów. Pozostaje pytanie, czy zatem warto płacić biuru za usługi, skoro odpowiedzialność pozostaje po stronie przedsiębiorcy? Generalnie tak, tyle że umowa pomiędzy spółką a biurem wymaga doprecyzowania.

Czym jest jpk?

Jpk to skrót od jednolity plik kontrolny. Dotyczy podatników, którzy płacą podatek VAT. Nie ma tutaj znaczenia, czy prowadzą pełną księgowość, czy księgowość uproszczoną. Jpk podatnicy muszą wysyłać już od 2017 roku, jednak od 2020 wprowadzone zostały znaczące zmiany. Podatnik musi bowiem podać nie tylko wartość podatku, numer faktury czy podmiot, na rzecz którego dokonał sprzedaży. Podatnik musi również oznaczyć faktury jako MPP (metoda podzielonej płatności) i numer GTU. Z tymi dwoma rzeczami biura mają najwięcej problemów. Chodzi o to, że podatnicy nie mają obowiązku umieszczania na fakturach adnotacji MPP. Nie zawsze też umieszczają numer GTU. Stąd księgowy musiałby wywnioskować z treści faktury, w jaki sposób ma ją umieścić w ewidencji jpk. Księgowi jednak nie chcą robić tego we własnym zakresie. Powodem jest przede wszystkim duży nakład pracy i czasu, jaki należy temu poświęcić. Innym powodem jest przyjęcie zbyt dużej odpowiedzialności na siebie. Chodzi o to, że to przecież przedsiębiorca wie, jakie transakcje i z kim zawiera. Księgowy nie analizuje ich, a jedynie odpowiednio ewidencjonuje. Stąd też pojawiają się zgrzyty na linii właściciele firm – biura księgowe. Owszem, księgowi mogą udzielać porad dotyczących jpk w ramach doradztwa księgowego. Niemniej jednak niewielu ma czas na to, aby co miesiąc siedzieć i analizować z klientem jego faktury. Sami właściciele firm również nie mają na to czasu. Co więc zrobić w tej sytuacji? Do 2020 roku firmy chętnie wysyłały pliki jpk, teraz jednak często wypowiadają w umowie ten rodzaj usługi. Rozwiązaniem jest zobowiązanie się właściciela do przekazywania biuru informacji wątpliwych, które trzeba umieścić w jpk.

Jak sobie poradzić?

Nie jest tajemnicą, że klienci biur rachunkowych nie potrafią samodzielnie sporządzić pliku jpk. Stąd też umowa między biurem a klientem powinna rozwiewać wszystkie wątpliwości dotyczące sposobu sporządzania jpk. Oddelegowanie tej czynności klientowi nie jest bowiem najlepszym pomysłem. Z drugiej strony księgowy sam też nie poradzi sobie ze sporządzaniem jpk. Weźmy pod uwagę, że jeden księgowy prowadzi zwykle wiele firm. Aby poprawnie sporządzić plik jpk, tak naprawdę jedna osoba musiałaby analizować wszystkie firmy po kolei. Dla właścicieli biur księgowych oznacza to dodatkowe koszty. Dlatego też bardzo ważna współpraca księgowych i właścicieli firm. Tym pierwszym pomoże to dobrze sporządzić jpk, drugim zaś uniknąć dużej odpowiedzialności. Chodzi bowiem o to, że przepisy stoją po stronie księgowych. To podatnik odpowiedzialny jest za błędy w jpk. Niemniej jednak może on wytoczyć biuru proces z powództwa cywilnego. Choć biura rachunkowe posiadają ubezpieczenie OC, to jednak nikt nie chce latami sądzić się przed organami sprawiedliwości. O wiele lepiej jest doprecyzować umowę, z której jasno wynikają obowiązki jednej i drugiej strony. Bez tego trudno będzie o dobrą i owocną, a co najważniejsze bezpieczną dla obu stron współpracę.